10 советов от Бена Ханта для тех, кто хочет работать быстрее и успевать больше.

  1. Отключите email
  2. Используйте приоритеты
  3. JFDI
  4. Оставляйте время для отдыха
  5. Информируйте заказчиков
  6. Оставляйте резервное время
  7. Защищайте себя
  8. Окружение
  9. Компьютер
  10. Поддерживайте форму

1. Отключите email

Email очень полезный инструмент, но он легко может подчинить себе ваш рабочий день. Многим удается сделать больше, отключая email во время работы.

Если каждый раз, когда клиент присылает сообщение, вы бросаете работу чтобы ответить на него, задайте себе вопрос, кто главный в ваших отношениях.

На самом деле большинство сообщений не срочные и не требуют немедленного ответа, часто даже нет необходимости быстро узнавать о них. Поэтому, отключив email, вы сможете работать более продуктивно.

Я даю себе не более часа на разбор почты утром, потом выключаю уведомления до обеда, после чего снова проверяю почту. Сообщения с меньшим приоритетом я рассматриваю в конце дня, когда уже слишком устал для более важных дел.

Если вы не можете выключить email клиент, подумайте над другими возможностями:

  • Выключить предварительный просмотр сообщений
  • Выключить звуковой сигнал
  • Установить проверку почты один раз в час

2. Используйте приоритеты

Сколько времени вы тратите на составление списков дел, которые нужно сделать срочно?

Большинство людей планируют больше дел, чем в состоянии выполнить.

Я очень ответственно подхожу к планированию и трачу много времени на то чтобы решить, что мне не нужно делать. Это очень полезное решение, если бы я пытался сделать все, что только возможно, едва ли мне удалось бы сделать хоть что-то.

После нескольких лет планирования на бумаге, в календаре и Outlook, я выработал систему, основанную на приоритетах, которая мне очень подходит.

  • Утром (после проверки email), я смотрю в папку Входящие, чтобы вспомнить ситуацию.
  • Потом определяю дела наиболее важные для компании.
  • Задачи на день, я записываю в порядке уменьшения важности, в начале размещаю наиболее сложные задачи, чтобы приступить к ним со свежими силами.
  • Затем я закрываю Outlook и перехожу к следующему шагу…

3. J.F.D.I.

Just F**king Do It (просто сделай это).

Я испробовал много систем организации работы в бизнесе и дизайне, и наиболее полезной оказалась JFDI.

После того как вы определились с задачами на день, не стоит возвращаться к планированию и пересмотру приоритетов, это будет только бесполезная трата времени, сфокусируйтесь на первой из них и забудьте обо всех остальных.

Не волнуйтесь обо всем остальном, будьте вашим супер-менеджером, хорошие лидеры команд помогают разработчикам, сосредоточится на текущей задаче словами: «Я хочу, чтобы сейчас ты сконцентрировался только на этом, остальное оставь мне». Будьте таким же парнем, скажите себе: «Все, что тебе сейчас нужно это думать о первой задаче, забудь об остальном».

4. Оставляйте время для отдыха

Очень распространено заблуждение, что чем больше работаешь, тем больше сделаешь.

Если работать слишком много, и мало отдыхать, работа замедляется. В этом нет ничего удивительного, как и в том, что двигатель автомобиля не может все время работать на максимальных оборотах, постоянное переутомление приводит к замедлению мышления, а если вовремя не остановиться, возможны и более серьезные последствия.

Если чувствуете усталость, выбирайте простые задачи или лучше отдохните немного. Мне отлично помогает сон в течение 10 минут.

Большинство дел можно сделать лучше, если чувствовать себя бодрее, поэтому давайте себе время для отдыха.

5. Информируйте заказчиков

Если вы работаете над многими проектами одновременно, понимание того, что от вас зависят много людей, оказывает сильное психологическое давление и приводит к стрессу.

Когда кто-то требует от вас слишком много, напишите письмо примерно такого содержания:

Я не забыл о вас. Сейчас я очень занят, но ваша работа для меня очень важна.

Худшее, что вы можете сделать, это спрятать голову в песок и ждать возмущения заказчиков.

Всегда лучше сказать правду, и подумать над тем, как сделать проблемы преимуществами.

Дайте клиентам знать, что вы работаете, заняты, но они должны чувствовать, что важны для вас, потратить 10 секунд на сообщение, вводящее их в курс дел, отличный способ для этого. Клиенты будут спокойнее, и не будут отвлекать вас от работы.

6. Оставляйте резервное время

Некоторые задачи могут потребовать больше времени, чем запланировано. В зависимости от типа работы это может быть от 15 до 75% дополнительного времени.

Если ваш календарь распланирован на многие дни вперед так, что нет ни минуты свободного времени, любая, не выполненная в срок задача, или поломка компьютера грозит эффектом домино. Сдвиг сроков по любой задаче будет сопровождаться такими же сдвигами других задач и полным разрушением планов, что не может пройти без стрессов.

Оставляйте немного резервного времени, чтобы у вас был временной буфер для сглаживания таких отклонений от сроков, а если оно останется свободным можно обновить блог или почистить старую почту.

7. Защищайте себя

Вы зависите от вашего компьютера. Представьте, сколько вы потеряете, если что-то случится с вашими работами, как вы будете себя чувствовать. Примите меры, чтобы предупредить это.

Не думайте, что с вами ничего не может случиться, я прошел через это, и со мной все-таки случилось.

Я всю неделю работал над AJAX CMS product и собирался подготовить демонстрацию на следующее утро. Удаляя тестовый контент, я случайно удалил и папку с CMS, поскольку я работал под Windows, то использовал Shift+Del, чтобы удалить файлы, не помещая их в корзину. Когда понял, что удалил результаты нескольких дней работы, я побледнел как смерть, некоторые файлы удалось восстановить, но большая часть была утеряна безвозвратно, это стоило мне трех дней круглосуточного кодинга.

История знакомая каждому, после похожего случая я перестал использовать Shift+Del и убрал корзину с рабочего стола, чтобы никогда не очищать ее.

Что можно сделать, чтобы защититься?

  • Установить антивирус и файерволл, особенно если вы работаете под Windows
  • Использовать автоматическое резервное копирование, но и ручное будет не хуже. Я храню резервные копии в нескольких местах:
    • На офисном сервере, резервные копии данных которого в свою очередь хранятся на внешнем жестком диске, отдельно от сервера (на случай пожара).
    • На USB флешке
    • Иногда в защищенном онлайновом хранилище
  • Рабочий компьютер должен быть в чистоте и порядке. Не устанавливайте сотни программ, которыми не будете пользоваться.
  • Если вы пишете код, используйте программы контроля версий, которые будут делать копии каждого файла в ключевых точках, и позволят вернуться к предыдущей версии, если что-то пойдет не так.
  • Сохраняйте свою работу каждые несколько минут, с помощью комбинации клавиш.

8. Окружение

Очевидно, что, работая в среде, не способствующей продуктивности, вы не сможете выполнять работу быстро и качественно.

Когда работаю, я обычно слушаю музыку, используя высококачественные наушники, это помогает мне заглушить все внешние шумы.

Стол, стул и клавиатура должны помогать работать комфортабельно.

  • Спина должна быть прямой (представьте, что кто-то тянет вас вверх за волосы)
  • Верхний край монитора должен быть на уровне глаз, так чтобы шея была прямой, а подбородок чуть наклонен, глаза должны быть направлены вперед.
  • Ступни должны стоять на полу или подножке так чтобы ноги и ягодицы были расслаблены.
  • Позвоночник должен быть прямым, не сгорбленным и не скрученным, что может грозить проблемами с мышцами спины и плеч.
  • Вы должны дотягиваться до клавиатуры и мышки без усилий.

Нужно выработать привычку контролировать положение и удобство во время работы. Если выбрать удобное положение не удается, можно обратиться к консультанту по эргономике, это стоит денег, но иначе вы ставите свою карьеру под угрозу, получив RSI или проблемы со спиной, которых можно было избежать.

9. Компьютер

Всю свою работу вы выполняете с помощью компьютера, позволяет ли он вам работать непрерывно?

Ваш компьютер должен ждать вас и никогда наоборот. Если вы тратите 5 минут на включение или перезагрузку, возможно, пришло время переустановить ОС или обновить компьютер.

Достаточно ли у вас памяти. Я рекомендую использовать не менее 1Гб памяти, и не менее 2Гб если нужно работать с Windows Vista.

Достаточно ли удобны мышь и клавиатура?

Старайтесь сохранять компьютер максимально чистым, дефрагментируйте диск каждые несколько недель, проверяйте содержимое антивирусным сканером, отключайте лишние процессы.

Мы выбираем Mac

Мы собираемся оборудовать новый офис для Scratchmedia, я уверен на 90%, что для этого будет использована техника Apple.

На продолжении всей карьеры я работаю под Windows на платформе PC, привычная среда позволяет мне работать очень быстро, но пришло время обратить внимание на Apple и OSX, которая более эргономична, красива, стабильна чем то, что я использую сейчас.

Я думаю, что, используя Apple, удастся работать еще быстрее, поскольку ОС надежнее, перезагружаться приходится реже, меньше вирусов, червей и троянов по сравнению с Windows и она более безопасная.

10. Поддерживайте форму

Человек это сложная система с невероятно сложными процессами управляющими ей. Чтобы система работала эффективно нужно держать ее в исправном состоянии.

Вот несколько советов от меня, но они очень индивидуальны и возможно подойдут не каждому.

Исключите стимуляторы

Кофеин и другие стимуляторы позволяют работать больше, и более сосредоточено, но за это приходится платить.

В действительности стимуляторы позволяют заимствовать энергию из завтрашнего дня. Они могут работать и несколько дней, но всю энергию сверх ваших возможностей придется вернуть.

Если я использую кофе или Red Bull чтобы сделать больше работы, то после того как их действие прекращается, мне необходим отдых.

Сохраняйте форму

В здоровом теле много энергии.

У человека занимающегося спортом, кровообращение и дыхание эффективнее, сон лучше, меньше проблем с мускулатурой и скелетом, вызванных длительными часами за компьютером.

Несмотря на то, что, на поддержание формы нужно некоторое время, оно легко компенсируется за счет увеличения производительности труда.

К тому же физические нагрузки стимулируют выделение эндорфинов поднимающих настроение и позволяющих мыслить более четко и оптимистично. Занятия отличная возможность очистить ум и взглянуть на проблемы с другой стороны.

Питайтесь правильно

Потребности в питании очень индивидуальны. Стоит немного узнать о пище, которая дает устойчивый уровень энергии на протяжении всего дня, и о той, которая замедляет и приводит к сонливости.

Пить много жидкости полезно для всех. Дегидратация очень распространена среди занятых людей и может значительно уменьшать физическую и умственную производительность.

Ресурсы

FreshRAM for Windows — Помогает освободить системные ресурсы.

box.net online storage — Простое в использовании онлайновое хранилище, позволяет легко обмениваться файлами с клиентами и сотрудниками.

DriveDiscovery (Windows) — Восстанавливает утерянные файлы.

Apple iTunes — Мой плейер, очень прост в использовании.

Bose noise-cancelling headphones — Дорогие, но стоящие каждого пенни. Удобные, высококачественные наушники с активным подавлением внешних шумов, глушат 80% внешних шумов даже если не включена музыка.

Похожие статьи